Você já ouviu falar na expressão back office? Embora seja um termo novo, na verdade, refere-se a algo bem comum nas empresas. Ou seja, as equipes que trabalham na retaguarda. Em outras palavras, os colaboradores que não têm contato direto com o público do negócio.
Entender esse conceito é essencial para saber qual a sua importância. Então, para aprender mais a respeito do assunto, continue com a leitura deste artigo. E nos tópicos a seguir veja as principais informações sobre o tema.
- O que é e como funciona o back office
- Importância para o seu negócio
- Benefícios de automatizar os processos
- Exemplos de back office em diferentes setores
O que é e como funciona o back office
O termo back office pode ser traduzido como retaguarda. Assim, no mundo dos negócios, refere-se em especial aos setores administrativo e financeiro. Isto é, aos responsáveis pelo funcionamento adequado da empresa
Afinal, embora sejam essenciais os colaboradores que tratam com o público, vendendo produtos ou serviços e mesmo prestando-os, é crucial que haja profissionais competentes nos demais setores. Desse modo, o back office engloba ainda as equipes de marketing, TI, RH e outros.
Além disso, é possível dizer que a retaguarda da empresa é formada pelos funcionários que resolvem os problemas rotineiros. E mesmo no setor comercial pode haver uma equipe de back office, desde que não seja ela a responsável por tratar com o público, mas sim, pelos procedimentos internos.
Vale a pena entender que a equipe de retaguarda não é percebida pelo cliente. Isso porque ele não a enxerga na hora em que adquire produtos ou serviços de uma marca. Por outro lado, quando a back office promove melhorias, elas impactam diretamente a experiência de compra do consumidor.
Portanto, mesmo sem serem vistos e nem mesmo percebidos pelo público, os profissionais que atuam na retaguarda devem ser qualificados. E da mesma forma, contar com as habilidades necessidades para que possam desempenhar as suas tarefas do jeito certo.
Importância para o seu negócio
Como é de se imaginar, o back office tem um papel de extrema importância dentro das empresas. Afinal, apenas se o seu trabalho for realizado com sucesso é que os vendedores e prestadores de serviços conseguem atender com qualidade as necessidades do público.
Por isso, o mais apropriado é que existam rotinas bem estabelecidas e padronizadas. Desse modo, se torna muito mais simples identificar quaisquer problemas no dia a dia do negócio. E a partir disso, tomar as medidas cabíveis para a sua resolução.
E mesmo para que o processo seja otimizado de modo a evitar novos transtornos. Além disso, essas equipes podem atuar de maneira preventiva. Isso pode ser feito com o controle dos processos, o que ajuda a prever possíveis erros e corrigi-los antes de se tornarem realidade.
No entanto, é preciso ter outro cuidado importante em relação ao back office. Consiste em contar com uma equipe que possua o número necessário de profissionais. Ou seja, não adianta ter uma equipe capacitada se o número de colaboradores não for suficiente para atender todas as demandas do negócio.
Por outro lado, hoje em dia, existem formas de otimizar o trabalho de back office por meio da automação dos procedimentos. Softwares de gestão empresarial são grandes aliados das equipes de retaguarda de uma empresa.
Benefícios de automatizar os processos
A automação das atividades rotineiras empresariais oferece inúmeras vantagens. Em geral, programas de gestão permitem que a rotina ganhe em eficiência. Assim, tudo é feito com mais agilidade, mas sem que haja perda de qualidade.
Isso é possível porque a ferramenta reúne todas as tarefas de back office em um único lugar. Elas podem ser acessadas por diferentes profissionais ao mesmo tempo. Além disso, se o sistema também for online, faz com que os colaboradores possam realizar as suas tarefas, independentemente do local onde estiverem.
Dessa maneira, o software de gestão é ainda um grande aliado do trabalho remoto. De todo o modo, a sua função é a de automatizar os processos. Para tanto, depois que as informações necessárias são cadastradas no sistema, basta alguns cliques para executar as mais diversas atividades.
Entre elas, emissão de nota fiscal, controle de estoque, relatórios, etapas da logística e muito mais. Com isso, a equipe de back office pode ser até mais enxuta, uma vez que poucos profissionais conseguem realizar o trabalho de uma equipe bem maior.
Por consequência, ocorre ainda uma importante redução de custos. Não só com a folha de pagamento da empresa, mas também devido aos erros evitados que não exigem o retrabalho. Mais uma vantagem é a facilidade da análise de dados.
Vale lembrar que estudá-los é fundamental para identificar problemas. Inclusive, antes mesmo que eles aconteçam. Analisar informações permite ainda prever tendências de mercado e, assim, aumentar a competitividade do seu negócio, deixando-o a frente da concorrência.
Exemplos de back office em diferentes setores
O back office, como já dito, pode e deve existir nos mais diversos segmentos de mercado. Tanto em empresas que vendem produtos quanto naquelas que prestam serviços. Além disso, de acordo com o perfil do negócio e seu porte, distintas equipes podem estar envolvidas nas suas atividades.
Em uma loja virtual, por exemplo, o back office é responsável por manter a plataforma online, com os produtos cadastrados de maneira apropriada e com a oferta das formas de pagamento. E claro, demais requisitos que tornam as vendas viáveis, como controle de estoque, cálculo de frete, etc.
Já na indústria, a equipe de back office não é só à ligada à parte administrativa, mas também a de manutenção das máquinas. Se esses profissionais não atuarem como o esperado, as máquinas podem ter problemas durante a fabricação de um produto e causar transtornos, além de prejuízo financeiro.
Enquanto isso, no varejo, a equipe de retaguarda consiste em todos os profissionais que não vendem os produtos. Desse modo, entram no grupo o pessoal administrativo, assim como o envolvido na logística das vendas. Por isso, em geral, ele costuma ser maior do que a equipe de vendas.
Amanda Almeida
