Pessoas jurídicas ou físicas precisam cumprir com diversas obrigações fiscais e tributárias. Muitas vezes você precisa comprovar que não existem pendências em seu CPF ou CNPJ, e isso é feito através da certidão negativa.
É comum que empresas solicitem esse documento em diferentes situações. A certidão negativa é requerida em casos de processo seletivo, na abertura de contas e até na solicitação de crédito financeiro. Entenda melhor como funciona.
Descubra o que é a certidão negativa
Também conhecido como Certidão Negativa de Débitos (CDN), o documento é emitido para comprovar que a empresa ou a pessoa física em questão está em dia com suas obrigações financeiras e que não existem pendências processuais.
No entanto, apesar de ser um documento muito importante, nem todo mundo entende exatamente o que é ou para que serve a certidão.
A certidão lista se a empresa ou a pessoa possui alguma pendência. Além disso, ela também pode se referir especificamente a um bem, como um imóvel ou um veículo.
Para que serve a certidão negativa?
Existem diferentes situações em que essa certidão é requerida. No entanto, somente órgãos oficiais do governo podem fornecer a CDN. Ademais, o processo hoje é realizado inteiramente pela internet, o que facilita muito o acesso.
A CDN é solicitada nas seguintes situações:
- Processos de licitação;
- Cadastro ou homologações para fornecedores;
- Abertura de conta bancária;
- Solicitação de empréstimo ou crédito.
Além disso, vale destacar que na abertura de uma empresa a pessoa física também precisa fornecer a CND, bem como sócios do negócio.
Passo a passo para emissão de sua certidão negativa
Agora que você já sabe o que é e para que serve a certidão negativa é hora de entender como emitir. Afinal, é fundamental saber como obter a CDN quando ela é requerida. Veja o passo a passo:
- Entre no site oficial da Receita Federal clicando aqui;
- Procure pela opção “Emitir Certidão de Regularidade Fiscal”
- Nessa página procure por “Etapas para emissão deste serviço” e depois escolha entre CPF ou CNPJ;
- Agora basta fornecer o CNPJ de sua empresa.
Informações insuficientes
Pode ser eu após realizar esse procedimento você se depare com a informação de que as informações são insuficientes para emissão da Certidão Negativa.
No entanto, você pode obter mais informações diretamente no “Fale Conosco”. Envie sua dúvida e procure saber quais são as alternativas para regularizar e emitir a certidão.
- Clique aqui para ir direto para a página de contato;
- Selecione a opção “Empresa”;
- Selecione a opção “Certidão Negativa”
- Informe os dados solicitados e envie sua dúvida.
Depois disso é só aguardar. Afinal, um profissional adequado entrará em contato para responder sua questão e orientar sobre como obter sua certidão.
Como salvar a certidão negativa de débitos
Uma vez que você acesse a sua certidão negativa é possível fazer o download do documento para salvar em seu computador. No entanto, é importante saber que essa CDN tem validade de 180 dias.
Após esse período, caso seja necessário, é importante emitir uma nova certidão. Isso garante que as informações contidas no documento permaneçam atualizadas, e caso o status de pendências da empresa mude, a certidão também trará essa informação.
Para maior controle, a certidão é composta pela data e horário de sua emissão. Dessa forma, quem a recebe consegue conferir se ainda está no prazo de validade, ou se precisa de uma nova emissão. Ademais, a certidão pode se referir a tributos estaduais, municipais ou federais.
Por que não consigo emitir a minha certidão negativa?
Geralmente a impossibilidade da emissão está associada a alguma pendência. Portanto, é importante buscar essa informação, identificar os débitos e então acertá-los para obter a certidão negativa.
Você pode consultar essas informações acessando o portal e-CAC ao clicar aqui. Porém, para entrar com o seu CNPJ é preciso gerar um código de acesso e utilizar sua senha.
Tipos de Certidão
Além de tudo o que você leu até agora, saiba que existem diferentes tipos de certidão negativa. Elas são solicitadas em ocasiões diferentes e também para diferentes propósitos. Algumas das principais são:
- Inscrição e Situação Cadastral do CNPJ;
- Certidão Negativa de Débitos Receita Federal;
- Certidão Negativa FGTS;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
- Certidão Negativa da Fazenda Estadual (CND SEFAZ);
- Certidão de Débitos Tributários.
Diante de tanta variedade, é importantíssimo se certificar de qual é a certidão exata que precisa obter. Em alguns casos é preciso emitir mais de um modelo.
Certidão negativa x certidão positiva
Você sabe a diferença entre as certidões ditas negativas e as positivas. Para além da nomenclatura, elas também são bem diferentes em sua essência.
Negativa:
Como o próprio nome sugere, esse modelo informa resultado negativo para débitos e pendências processuais. Ou seja, a empresa não possui nenhum débito.
Certidão positiva:
Nesse caso, porém, a empresa possui, sim, alguma pendência. Essa situação demanda mais atenção, pois é importante buscar alternativas para conseguir regularizar a situação empresarial.
Positiva com efeito negativo:
Outra possibilidade é que a certidão seja Positiva Com Efeito Negativo (CPEN). Isso indica que há uma dívida no momento da emissão, porém, ela é considerada negativa por não ter necessidade de pagamento naquele momento.
Portanto, é uma pendência que está suspensa, ou cujo pagamento não é exigido no ato da emissão da certidão.
Mantenha a sua empresa regular e evite surpresas
A CND é mais um documento que ajuda o empreendedor a cuidar de seu negócio e manter o bom controle financeiro. No entanto, procure ajuda de um profissional qualificado em contabilidade ou consultoria para lhe orientar quando tiver alguma dúvida.
Ademais, procure manter as contas em dia, evitar atrasos e colocar alguns valores no débito automático para não ter erro. Assim você não tem surpresas desagradáveis quando procura pela certidão negativa de débitos de sua empresa.
