Produtividade e gestão de tempo são assuntos que caminham lado a lado em uma boa gestão. Portanto, é fundamental compreender o conceito de cada um e saber como aplicar essas estratégias em sua empresa.
Organizar as tarefas e a rotina de uma empresa pode ser um grande desafio. Afinal, isso geralmente precisa ser feito diante de uma agenda apertada e muitos imprevistos que cercam o mundo corporativo.
No entanto, com uma boa gestão de tempo as coisas ficam mais fáceis. Além disso, a produtividade pode ser otimizada de maneira muito expressiva quando suas tarefas são distribuídas de maneira mais harmônica.
Qual a relação de produtividade e gestão de tempo?
Que atire a primeira pedra quem nunca se viu perdido diante das inúmeras obrigações do dia. Reuniões pagamentos, visitas ao banco, organização de estoque…são tantas coisas para dar conta que se perder entre essas tarefas se torna até algo natural.
No entanto, ser natural não diminui a nocividade. Afinal, a falta de organização com as demandas diárias pode comprometer diretamente a produtividade.
Isso ocorre porque aquela tarefa que poderia ser facilmente concluída e retirada de suas pendências pode levar muito mais tempo simplesmente porque não há uma organização do fluxo de trabalho.
É nesse sentido que produtividade e gestão de tempo se relacionam diretamente. Quando o seu tempo é bem gerido, automaticamente você – e sua equipe, se for o caso – se torna mais produtivo.
Como otimizar a rotina com produtividade e gestão de tempo?
Ok, agora que você já sabe qual é a relação entre produtividade e gestão de tempo deve estar se perguntando sobre como pode realmente melhorar isso no seu negócio.
Existem algumas dicas que podem ser úteis nesse quesito. Acompanhe a seguir.
Defina as prioridades:
A primeira coisa importante fazer se você quer melhorar a produtividade e gestão de tempo é definir quais são as prioridades diárias. Isso ajuda a entender de forma mais clara quais tarefas demandam mais atenção e urgência.
Com isso, defina quanto tempo em média pretende se dedicar a cada uma de suas obrigações. Ah! E não se esqueça de estabelecer pequenas pausas nesse agendamento. Isso é fundamental para não te sobrecarregar e evitar a temida procrastinação.
Cuidado com as distrações:
Essa dica é importante tanto para quem trabalha no escritório quanto para quem está no home office. As distrações estão por todos os lados – e podem ser fatais para a produtividade e gestão de tempo.
Uma pesquisa realizada pelo Rescue Time, um software de organização de tempo, um ser humano adulto chega a checar o seu e-mail 55 vezes no dia. A cada pausa você se distrai um pouco e perde alguns minutos – que podem se tornar horas.
Some a isso os aplicativos de conversa no celular e as redes sociais. Pronto: temos o cenário perfeito para um dia improdutivo.
A solução aqui é desabilitar as notificações de coisas que não sejam essenciais e urgentes. WhatsApp, Instagram e Facebook devem ter hora certa para serem checados. Evite se distrair com esses aplicativos.
Princípio de Pareto:
Você já ouviu falar no Princípio de Pareto? Segundo essa tese, 80% dos seus resultados dependem de apenas 20% de suas tarefas. Ou seja, você precisa apenas canalizar a sua energia e atenção para o que realmente importa.
Sendo assim, aprenda a priorizar aquilo que realmente importa, aquilo que pode trazer resultados reais para a sua empresa e que, portanto, devem estar no topo de urgências do seu dia.
A importância das metas para a produtividade e gestão de tempo
É praticamente impossível falarmos em produtividade e gestão de tempo sem considerarmos a importância imensa das metas. Afinal, elas são quem definem quando, efetivamente, uma atividade deve ser concluída.
Trabalhar com metas é algo fundamental para qualquer empresa. Isso independente de seu segmento ou mesmo o porte do seu negócio. Portanto, defina metas passiveis de serem alcançadas e trabalhe para que elas se cumpram.
Aprenda a delegar funções:
Ter uma equipe de sua confiança também é crucial nesse processo de gestão de tempo. Portanto, aprenda a delegar funções. Repasse serviços e tarefas que podem ser concluídos com maestria por outras pessoas.
Além de isso ser importante para a sua própria agenda, também é um jeito de estimular a autoconfiança de outros profissionais, provando que eles são fundamentais para o bom funcionamento da empresa.
Use a tecnologia como sua aliada
A tecnologia é uma grande aliada quando o assunto é produtividade e gestão de tempo. E quando falamos em ambientes profissionais isso se torna ainda mais óbvio.
Portanto, contar com softwares que possam automatizar processos e garantir maior agilidade na resolução de problemas é algo crucial. Nesse sentido você deve adotar um ERP – Enterprise Resource Planning, ou, “Planejamento dos Recursos da Empresa”.
Esses softwares são capazes de integrar todos os recursos e atividades de uma empresa em um mesmo lugar, trazendo maior segurança, agilidade e qualidade para a gestão do negócio.
Além disso, eles permitem que você faça agendamento e acompanhe as tarefas do dia a dia, ou ainda que determine metas com prazos muito bem estabelecidos. Tudo isso traze inúmeros benefícios para a produtividade e gestão de tempo de uma empresa.
Ganhe em tempo e dinheiro
A baixa produtividade de uma equipe pode ser justificada por uma série de fatores. Estímulos relacionados ao clima organizacional, relacionamentos interpessoais no ambiente de trabalho e até mesmo problemas pessoas impactam diretamente a produtividade.
No entanto, ela também é afetada de maneira bastante acentuada pela gestão de tempo. Quando há um acúmulo de tarefas, é comum que ocorra a desorganização, o que prejudica a produtividade.
Portanto, o mais importante é realmente aprender a definir as prioridades. A partir disso fica mais fácil determinar o que deve ser feito primeiro e o tempo que cada tarefa demanda.
Então, entenda que produtividade e gestão de tempo são assuntos correlacionados. Em geral, se você não cuida de um acaba impactando o outro negativamente, o que pode trazer resultados desastrosos para a empresa.
