As finanças de uma empresa são fundamentais para o sucesso do negócio. No entanto, sem a conciliação bancária é quase impossível manter o controle adequado das contas e dos valores que circulam na conta do seu CNPJ.
Apesar de ser um conceito fundamental para a administração empresarial, muitas pessoas têm dúvidas sobre o que é e como funciona uma conciliação bancária. Outras nunca ouviram falar desse termo!
Se você se encaixa em qualquer um dos casos, não se preocupe: nesse artigo abordaremos tudo sobre esse tema, bem como responderemos as principais dúvidas para quem deseja organizar a administrar a empresa de forma mais adequada.
O que é a conciliação bancária?
Antes de tudo é importante entender exatamente o que é conciliação bancária. Esse é um conceito bastante simples de entender. Ele consiste em uma conferência que tem como finalidade comparar as movimentações financeiras da empresa com a conta bancária atrelada a marca.
Ou seja, a ideia é comprar todos os registros internos de entrada e saída de dinheiro com o extrato bancário.
Assim é possível verificar se os valores foram registrados nas datas corretas, se a quantidade registrada bate com aquela que entrou ou saiu e eventualmente corrigir qualquer inconsistência.
Periodicidade:
A periodicidade com que uma empresa faz a conciliação bancária varia de acordo com suas demandas. Afinal, rem empresas que precisam fazer isso semanalmente, outras mensalmente, e outras fazem em intervalos ainda maiores.
O mais importante é que haja uma frequência previamente estabelecida – e que ela seja devida mente cumprida. Portanto, é importante olhar com atenção para as necessidades internas e chegar a uma periodicidade que faça sentido para a sua empresa.
Passo a passo para fazer uma conciliação bancária
Entender a conciliação bancária na teoria é uma coisa. Porém, fazer isso na prática é outra completamente diferente. Veja a seguir como implementar a estratégia na sua empresa de forma eficiente.
Controle diário de movimentações:
A primeira coisa a fazer para garantir o sucesso da conciliação bancária é fazer o controle diário das movimentações. O famoso “fluxo de caixa”.
Ele consiste em abrir e fechar diariamente com consciência sobre quanto entrou, quanto saiu para despesas gerais, quais foram os destinos das quantias etc.
Afinal, a conciliação bancária conta com uma prestação de contas adequada. Isso quer dizer que as operações precisam ser contabilizadas e passiveis de comprovação.
Conferência de saldos:
Outra etapa importantíssima é a conferência de saldos. Ou seja, você precisa verificar se aquilo que foi registrado na movimentação também consta na conta bancária da empresa.
Para tanto é preciso conferir os valores recebidos e pagos em dinheiro vivo e aqueles que foram depositados diretamente na conta – incluindo entradas e saídas via pix, cartões de crédito e débito, depósitos etc.
Esse valor deve bater com aquele contido no extrato bancário da empresa. É nesse ponto que a conciliação bancária se encaixa, garantindo um controle assíduo de toda a finança empresarial.
Análise detalhada:
A intenção principal da conciliação bancária é garantir o controle do dinheiro. Portanto, não devemos considerar apenas os valores, mas também as datas de entradas e saídas registradas.
Isso é importante principalmente para evitar atrasos de pagamento e saber com quanto dinheiro sua empresa pode contar, de fato. Considere sempre que alguns valores não entram imediatamente na conta, como é o caso do crédito parcelado que pode ter um prazo de delay entre o pagamento e o recebimento do valor.
Correção de inconsistências:
Por fim, após analisar os valores e as informações de cada lançamento, é hora de dar conta de todas as inconsistências. Quanto mais rapidamente você corrigir quaisquer problemas, menores são as chances de eles aumentarem.
Dicas importantes para realizar a conciliação bancária
Além do passo a passo existem algumas dicas que podem ajudar na hora de fazer a conciliação bancária. São trâmites que ajudam a controlar e organizar as finanças de sua empresa, diminuindo os riscos de erros.
Separação de conta jurídica e conta pessoal:
Um dos erros mais comumente cometidos por empresários, em especial os inexperientes, é manter contas pessoais e empresariais misturadas. Isso pode parecer inofensivo, mas a longo prazo traz problemas incalculáveis.
Portanto, evite misturar essas contas. Mantenha suas pendências pessoais separadas e sempre conte com a remuneração ou pró-labore previamente determinado para quitação desses valores. Evite desfalcar o caixa por motivos pessoais.
Organize por categorias:
É fundamental organizar os lançamentos de seu negócio por categorias. Por exemplo, separando contas fixas de contas variáveis, devoluções, trocas etc. organize de uma forma que faça sentido e seja claro para toda sua equipe.
Automatização de processos:
Alguns lançamentos podem ser automatizados. Assim você não corre o risco de esquecer registros que se repetem, e também evita erros que podem ser cometidos durante o preenchimento.
Não tenha medo de acompanhar a conta bancária:
Por fim, para uma conciliação bancária funcional, é importante ficar de olho nas movimentações bancárias. Isso significa olhar com frequência o extrato e ter consciência do valor que é gasto com as contas ou outras despesas do dia a dia da empresa.
Quais movimentações financeiras entram na conciliação bancária?
A conciliação bancária deve abranger tudo aquilo que impacta financeiramente a sua empresa. Portanto, todos os valores movimentados devem ser contabilizados para sucesso de sua empresa. Podemos citar alguns, como:
- impostos;
- Salários de funcionários;
- Pagamentos de fornecedores;
- tarifas bancárias;
- recebimentos de clientes;
- Pagamentos de linhas de crédito;
- Despesas para manutenção etc.
Para ter o melhor controle você deve guardar comprovantes e extratos. Afinal, se houver alguma inconsistência, esses documentos podem ser cruciais para correção.
Ademais, esteja em contato com a instituição financeira que você utiliza para conta empresarial. Diante de cobranças indevidas e taxas não reconhecidas, questione e faça a correção tão logo seja possível.
Lembre-se de olhar com atenção para valores como juros e descontos que eventualmente apareçam em suas transações. Eles podem causar divergências na hora de fazer a conciliação bancária. Você também pode pensar na terceirização do financeiro como forma de garantir maior sucesso nesse controle.
Ademais, considere a conciliação bancária como uma estratégia fundamental para o crescimento saudável de sua empresa. Final, sem controlar as finanças é impossível manter a empresa aberta.
