Não importa qual é o segmento e o porte de sua empresa: você terá obrigações fiscais a serem cumpridas. Dentre elas estão as chamadas obrigações acessórias, que muita gente desconhece, mas que são de extrema importância para os negócios.
Ainda que tenham esse nome que sugere que são apenas “suporte” para o negócio, as obrigações acessórias, quando não cumpridas, podem gerar multas e comprometer o seu fluxo de caixa. Então continue lendo até o final e entenda o que é e qual a importância disso para o seu negócio.
Afinal, o que são obrigações acessórias?
Para entender melhor a importância e impacto das obrigações acessórias no funcionamento de uma empresa é preciso primeiro compreender o que elas representam.
Basicamente, essas obrigações são relatórios que a empresa deve enviar mensalmente para os órgãos fiscalizadores. Isso envolve, portanto, o Governo Federal, Estadual e Municipal.
O envio desses relatórios acontece de maneira eletrônica. Sendo assim, todos os meses a empresa envia os arquivos digitais para os órgãos, de modo que possam servir de comprovação do pagamento de seus tributos e recolhimento de impostos devidos.
Um exemplo de obrigação acessória muito comum é a nota fiscal eletrônica. Sempre que você emite uma nota, uma versão eletrônica é disparada para o sistema SEFAZ.
Com isso, é possível verificar o valor que envolveu a transação e quais foram os tributos pagos por essa operação. É um comprovante essencial sobre a atuação legal de sua empresa.
Obrigações Acessórias X Obrigações Tributárias Principais
É muito comum que as pessoas confundam os conceitos de obrigações acessórias e obrigações tributárias principais. No entanto, cada uma possui um sentido diferente.
Como falamos anteriormente as obrigações acessórias são relatórios enviados para comprovar que os tributos estão sendo pagos. A frequência desse envio pode ser mensal, trimestral ou anual.
O envio desses relatórios serve como prestação de contas e dá respaldo para cálculos e fiscalizações futuras. Alguns exemplos de obrigações acessórias são:
- Nota Fiscal;
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Folha de pagamento;
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).
Todas essas informações devem ser registradas através do SPED – que explicamos a seguir o que é e como funciona.
Portanto, a obrigação acessória tem como finalidade prestar contas, comprovar a atuação legal e demonstrar o cumprimento das leis. Já as obrigações tributárias principais são aquelas que dizem respeito ao pagamento a um sujeito ativo.
Sendo assim, elas ocorrem quando a empresa paga um tributo com destino ao estado, município ou governo federal.
Ainda nesse tópico vale a pena ressaltar que o não cumprimento de uma obrigação acessória pode levar ao surgimento de uma obrigação tributária principal.
Afinal, se você não contribui com a fiscalização a empresa é penalizada com multas que, nesse caso, são convertidas em tributos (portanto, obrigações principais).
Conheça o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
Lidar com toda a burocracia do dia a dia empresarial e ainda ter de se atentar com as obrigações acessórias com certa frequência não é tarefa simples. Pensando nisso o governo desenvolveu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Esse sistema serve para que as empresas enviem seus relatórios e informações fiscais de forma mais segura e rápida. Tudo feito através de uma plataforma digital bastante prática e intuitiva.
Uma das principais vantagens do site é que ele integra as três esferas do governo: estadual, municipal e federal. Portanto, não importa a qual órgão fiscalizador você precise enviar, o SPED é o caminho para isso.
Principais vantagens do SPED
As vantagens e benefícios oferecidos pelo SPED são diversos. Mas listamos a seguir os principais para que você entenda como o sistema ajuda no envio de suas obrigações acessórias.
Redução de custos:
Emitir documentos, arquivar e despachar a papelada gera um custo. Para algumas empresas o rombo pode comprometer o orçamento mensal de maneira bastante expoente.
Com o SPED o trâmite é bem simples e ocorre todo de forma digital. Com isso, não há necessidade de impressão e armazenamento físico dos documentos. Ademais, isso facilita muito o cumprimento de suas obrigações acessórias.
Informações padronizadas:
O sistema do SPED já propõe um padrão para envio das informações obrigatórias. A principal vantagem disso é que reduz muito as chances de erro no preenchimento, bem como reduz o tempo gasto para enviar cada relatório.
Minimiza riscos de sonegação involuntária:
Você já ouviu falar em sonegação involuntária? Ela acontece quando o empresário sonega impostos sem a intenção de fazer isso. Ou seja, por descontrole, descuido ou desorganização acaba deixando de pagar algum imposto.
O SPED garante uma gestão mais adequada, o que facilita bastante a visualização e prazos, as informações se tornam mais transparentes e acessíveis.
MEI tem obrigações acessórias?
No Brasil a criação do MEI – Microempreendedor Individual – permitiu que milhões de pessoas começassem seus próprios negócios.
No entanto, mesmo sendo um modelo mais simples de negócio ele também possui obrigações acessórias importantes. São elas:
- Emitir Nota Fiscal quando o serviço for oferecido a uma empresa (exceto se o destinatário emitir a nota de entrada de mercadorias).
- Preencher o Relatório Mensal de Receitas Brutas. Ele serve para comprovar receitas quando há entrada de mercadorias e serviços tomados. Também deve ser preenchido em caso de emissão de notas fiscais de vendas ou prestação de serviços emitidas.
- Apresentar Declaração Anual para o MEI – DASN-SIMEI.
- Prestar informações de seus empregados nos casos de admissão e demissão.
Você pode ler mais sobre isso aqui.
Um software de gestão pode ajudar
É realmente difícil manter tudo sob controle por conta própria. No entanto, a utilização de um software de gestão pode ajudar a cumprir as obrigações acessórias e dar conta de outras demandas de sua empresa.
Usar a tecnologia a seu favor é fundamental nos tempos atuais. Assim é possível ter um controle mais assíduo dos documentos, faturamentos e obrigações fiscais.
Ademais, entenda as obrigações acessórias como um assunto de extrema importância para seu negócio, e lembre-se que não cumprir devidamente com elas pode acarretar penalidades.
