Inovar é fundamental para uma gestão de qualidade. Nesse sentido, conhecer o ciclo PDCA pode ser fundamental. Se trata de uma metodologia ficada em melhorar continuamente os processos e resultados empresariais.
Apesar de entender a importância de uma gestão qualificada e ações potentes, muitas empresas falham na continuidade desses processos. Após os resultados, os projetos são engavetados e muitas vezes caem no esquecimento.
No entanto, o ciclo PDCA compreende que é possível promover uma melhoria contínua. Sim, um ciclo de ações que se repete, renovando sempre os resultados e estimulando o crescimento de seu negócio de maneira orgânica e sustentável.
O que significa o ciclo PDCA?
Também conhecido como ciclo de Deming, o PDCA é pautado em 4 alicerces fundamentais que formam a sua sigla. São eles:
- Planejar (plan);
- Executar (do);
- Verificar (check);
- Agir (act).
Como você perceber, a intenção é justamente criar um ciclo de ações que permitam obter os melhores resultados. Porém, o o PDCA deve ser usado de maneira inesgotável.
Ou seja, você pode (e deve) praticá-lo de maneira incessante, obtendo assim mais organização, melhorias na gestão e consequentemente resultados mais interessantes para o seu negócio.
Entendendo cada etapa do ciclo PDCA
O mais importante para desenvolver e implantar um ciclo PDCA em sua empresa é compreender amplamente todas as suas etapas.
Afinal, como falamos anteriormente elas são alicerces fundamentais para que a estratégia funcione. Ademais, a metodologia não funciona se alguma etapa não for trabalhada de forma correta.
Planejar – Plan:
A primeira letra da sigla é o “P” de “Plan”, ou seja, Planejar. Toda ação empresarial deve sempre partir de um planejamento assíduo e bem elaborado e aqui não é diferente.
Portanto, o ponto de partida é definir quais são os objetivos da empresa. Além disso, é crucial compreender exatamente a expectativa do seu cliente.
Para isso devemos fazer uma análise criteriosa sobre o negócio. O mais importante aqui é identificar os problemas e definir prioridades. É hora de melhorar e otimizar os processos. Além disso, nessa etapa é possível identificar as melhores oportunidades, aquelas que não têm sido devidamente aproveitadas.
Definindo metas:
Pense no objetivo como aquele ponto em que você quer chegar com essa estratégia, o resultado máximo que deve ser obtido. Agora, pense nas etapas que precisam ser cumpridas para isso.
Pequenas metas são essenciais para que o objetivo final seja alcançado com êxito. Isso é crucial em um ciclo PDCA. As metas precisam ser tangíveis, ou seja, passiveis de controle e determinadas por métricas. Siga os seguintes passos:
- Reúna a sua equipe:
- Coloque o planejamento no papel;
- Defina as tarefas essenciais para que cada meta seja cumprida;
- Determine os prazos para cumprimento;
- Pense em um cronograma de realização;
- Nomeie os responsáveis pelo controle de cada meta.
- Escolha os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que podem auxiliar em todas as etapas do ciclo PDCA.
Fazer – Do:
Agora é hora de partir ara ação. Portanto, é hora de colocar em prática o que foi pensado na etapa anterior.
Nesse ponto a sua equipe precisa receber treinamentos para executar todas as tarefas. Sem preparo pode ser que os resultados não cheguem conforme esperado.
Faça o acompanhamento de cada processo utilizando as KPI’s definidas. Ademais, registre tudo em relatórios, tanto o que está dando certo quanto aquilo que precisa de melhorias.
Checar – Check:
Com a segunda fase avançada, o ciclo PDCA demanda uma análise de resultados. O ideal, na verdade, é que a checagem se inicie junto com o planejamento.
Todas as etapas requerem acompanhamento e coleta de dados. Nessa etapa, porém, você deve;
- Comparar o que foi previsto no começo com o que foi feito até agora;
- Identificar as possíveis melhorias;
- Avaliar a metodologia de trabalho adotada.
Pense na etapa “C” como uma oportunidade de identificar falhas e brechas em seu projeto.
Agir – Act:
A última letra do ciclo PDCA também significa “ajustar”. Afinal, já que na etapa anterior você identificou falhas, agora é hora de corrigi-las.
É aqui também que o ciclo se reinicia. Lembra que falamos que ele não para?
Quando você identificar as falhas e pensa nas soluções, começa uma nova rodada, agora com as melhorias previstas conforme análises e dados coletados até então.
Por isso a fase “A” requer também um olhar mais criativo e inovador. Afinal, se a sua estratégia parece perfeita e trouxe exatamente os resultados esperados, é hora de identificar oportunidades de melhorias.
Principais benefícios do ciclo PDCA para a sua empresa
Os benefícios de aplicar o ciclo PDCA em seu negócio são inúmeros. Por isso essa estratégia se tornou importante para empresas de diferentes portes.
Afinal, ao identificar uma necessidade de melhoria em processos ou um controle mais assíduo das tarefas, o PDCA pode aparecer como solução. E isso independe do tamanho ou nicho de sua empresa. Os benefícios são:
- Ajuda na tomada de decisões;
- Permite a participação da equipe na proposta de soluções e melhorias;
- Melhoria contínua de processos;
- Melhor a gestão de tempo, uma vez que todos focam sempre na melhora das atividades;
- Diagnóstico otimizado de processos e resultados;
- Correção contínua das falhas;
- Padronização do método para alcançar sempre os resultados mais eficientes;
- Agilidade e clareza nos processos e objetivos;
- Permite solucionar problema de maneira criativa e inteligente.
Ademais, o ciclo PDCA instiga e provoca os profissionais. Ou seja, encontrar soluções “boas” já não é suficiente. A intenção é buscar sempre o melhor.
Erros que você deve evitar
Tão importante quanto saber como implantar o ciclo PDCA é conhecer os erros que devem ser evitados para sucesso da metodologia. São eles:
- Começar sem planejar;
- Não definir as pequenas metas para um objetivo maior;
- Não preparar a sua equipe para cumprimento das etapas;
- Falhar na checagem de dados;
- Parar o processo após a última etapa do ciclo.
Perceba que o ciclo PDCA deve ser contínuo. Afinal, a intenção é justamente garantir que a sua empresa terá melhorias frequentes, fazendo assim com que alcance um alto patamar de qualidade e gestão de processos.
