Empresas brasileiras precisam prestar contas para o governo. Essa é a forma como o estado consegue controlar movimentação e garantir a legalidade das atividades. E para isso é importante saber o que é SPED Fiscal e quais suas funções para os negócios.
É inegável que manter um negócio em funcionamento no Brasil é algo bastante trabalhosos. Especialmente quando se trata dos processos burocráticos que envolvem as atividades. O SPED, entretanto, existe para facilitar.
Descubra o que é SPED Fiscal
SPED Fiscal é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ele existe especialmente para facilitar o envio de dados dos contribuintes para a Receita Federal. Isso facilita muito a prestação de contas obrigatória.
O repasse de informações sobre transações e movimentações empresariais para a Receita Federal garante que o governo tenha maior controle sobre isso, inibindo ações ilegais e desvios de dinheiro.
No entanto, fazer essa conferência toda em papel é realmente algo bem trabalhoso. Durante anos foi assim. Mas, com a o advento da tecnologia é possível declarar de forma mais simples.
É aqui que entra a resposta para “o que é SPED”. SPED nada mais é do que o processo de escrituração digital da Receita Federal. Ele foi criado para facilitar a rotina contábil, social e fiscal das empresas, promovendo modernização e facilidade.
Para que serve?
O SPED serve principalmente para transformar informações de papel em arquivos eletrônicos. Ou seja, ele facilita a digitalização de informações e cruzamento de dados que devem ser apresentados ao Fisco.
Ao pesquisar sobre o que é SPED fiscal você encontra relação com ICMS ou IPI. Isso porque o serviço facilita justamente a entrega de informações sobre apuração desses dois impostos: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Como funciona a escrituração digital
Na prática o funcionamento do SPED Fiscal é bem simples. Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto prevê facilitar a transferência das informações obrigatórias da empresa para o fisco.
Isso é feito através da geração de um documento digital onde constam todas as informações que devem ser atestadas. Esse arquivo é composto apenas de texto e precisa ser validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA).
Programa Validador e Assinador (PVA):
As informações reunidas e enviadas pela empresa precisam ser primeiro validadas pelo Programa Validador e Assinador (PVA). Ao pesquisar sobre o que é SPED você encontra muita associação a isso, pois os serviços são integrados.
Após a validação os arquivos precisam ainda passar por uma assinatura eletrônica. Vale ressaltar aqui que o Programa Validador e Assinador (PVA) não confere as informações ou revisa o documento. Ele apenas valida para envio.
Principais vantagens do SPED Fiscal para as empresas
Tão importante quanto saber o que é SPED Fiscal é entender quais são as vantagens desse projeto para a sua empresa. E, acredite, elas são muitas.
Agilidade no processo:
Imagine o quão trabalhoso e demorado seria apresentar informações e prestar contas com o governo a partir de documentos físicos. Empresas mais antigas se lembram de como isso era feito demandando uma visita presencial à Receita Federal.
Ao saber o que é SPED fiscal você descobre que esse projeto facilita muito os processos empresariais. O software trouxe agilidade e praticidade para o envio de informações, inclusive garantindo que isso seca feito de forma mais rápida e certeira.
Se antes as empresas poderiam levar dias para resolver esse problema, hoje o SPED tornou o processo passível de ser concluído em apenas algumas horas.
Redução de custos:
As declarações empresariais feitas em papel físico podem gerar muitos custos. A empresa pode ter gastos exorbitantes com isso. Portanto, além de saber o que é SPED fiscal você também sabe agora que o SPED diminui bastante os gastos com impressão.
Além disso, não há mais necessidade de se deslocar até um posto da Receita Federal ou mesmo com a contratação de profissionais terceirados para fazer isso., o que também gera economia de tempo e dinheiro.
Benefícios para a rotina empresarial:
O uso do SPED Fiscal também contribui para uma rotina mais prática e organizada. Afinal, os processos de declaração são otimizados, o que pode ajudar a economizar muito tempo e energia.
Com isso, a equipe se livra de tarefas que antes eram demoradas e enfadonhas e sobra tempo para se dedicar ao que realmente importa: captar e fidelizar clientes.
Cuidados para não errar no SPED Fiscal
Agora que você já sabe o que é SPED Fiscal é importantíssimo conhecer e evitar erros comuns que as empresas cometem quando utilizam o serviço. As dicas para que isso não aconteça são as seguintes:
Conhecimento e treinamento:
É importante que as pessoas responsáveis pelas declarações conheçam as normas e obrigações tributárias da sua empresa. Por isso, invista em treinamentos e propagação de informação essencial para usar o SPED.
Revisão:
Antes de enviar a declaração, revise os documentos detalhadamente. Cheque cada informação para ter certeza de que não existem dados errados e inconclusivos.
Procedimentos internos:
Defina padrões para que sua equipe preencha corretamente os documentos sempre considerando as conformidades do governo. Assim fica muito mais fácil quando chegar a hora de enviar o seu arquivo.
Multas e penalidade para quem não entrega
As obrigações fiscais são de exigência de governo. Portanto, quem não sabe o que é SPED fiscal ou não realiza a entrega pode, sim, ser penalizado pelo não cumprimento da obrigação.
Afinal, as informações enviadas são utilizadas inclusive para cálculo dos valores a serem tributados. Por isso é fundamental ficar atento ao prazo para entrega e obrigações acessórias que recaem sobre a sua empresa.
O valor da multa varia de acordo com uma série de fatores. No entanto, a penalidade é um fato para que não age de acordo com o fisco e as devidas tributações.
Dessa forma, é fundamental ficar atento e saber o que é SPED fiscal e sua importância para a atividade empresarial no Brasil.
Vinicius Almeida.
