Contábil é o setor ou o profissional que atua na contabilidade de uma empresa. Esse é um departamento de extrema importância para os negócios, e se for negligenciado pode trazer prejuízos inenarráveis.
Entender a importância de um setor contábil e principal compreender como ele pode ajudar a projetar o crescimento empresarial é algo essencial. Então, leia até o final e tire todas as suas dúvidas sobre esse assunto.
O que é o departamento contábil de uma empresa?
O departamento contábil ou simplesmente a contabilidade de uma empresa é aquele setor que se responsabiliza por controlar e registrar as movimentações financeiras de uma empresa.
Além disso, é através da contabilidade que são identificados e corrigidos fenômenos que colocam em risco o patrimônio empresarial. Mas, engana-se quem pensa que o setor contábil lida apenas com quanto dinheiro a empresa ganha ou perde, embora essa também seja uma de suas atribuições.
Na verdade, uma das funções mais importantes desse departamento é garantir e checar os registros de cada movimentação. Uma empresa, por menor que seja, realiza movimentações financeiras frequentemente. Algumas delas são:
- Compra e venda de produtos;
- Pagamento de salários;
- Locações de imóveis;
- Aquisição de equipamentos;
- Empréstimos;
- Investimentos;
- Pagamento de impostos etc.
Toda essa movimentação deve ser repassada para o Fisco. Ele é composto por órgãos públicos responsáveis pela fiscalização e cumprimento da legislação tributária.
É nesse contexto que atua o profissional contábil, o contador. Ele garante que todas essas transações sejam feitas de forma legal. Dessa forma, os dados ganham um devido registro que será arquivado e acionado quando necessário.
Principais funções de um departamento contábil
São diversas as atribuições de um departamento contábil. E, acredite: elas vão muito além de somente garantir o pagamento e recebimento de contas. Veja quais são suas principais tarefas:
1. Controle Financeiro:
Garantir o controle financeiro impedindo a mistura entre as finanças da pessoa física e da pessoa jurídica, evitando inadimplência de clientes e evitando qualquer tipo de desorganização financeira.
2. Fluxo de caixa:
O contador deve ser capaz de traduzir e interpretar os dados referentes ao fluxo de caixa, segmentando as despesas e ajudando a encontrar gargalos e gastos exorbitantes.
3. Obrigações acessórias
Garantir que a empresa esteja em dia com a Receita Federal é outro ponto de extrema importância. Isso pode evitar sanções e multas que causam desfalques financeiros bem expressivos na receita.
4. Plano tributário
O Plano Tributário ajuda a identificar o melhor enquadramento para a empresa. Com ele você evita o pagamento de impostos e tributos indevidos. Um bom profissional contábil pode fazer uma análise detalhada sobre seu negócio e chegar a melhor conclusão.
Dicas para uma boa contabilidade
Negligenciar o departamento contábil de sua empresa pode trazer danos irreparáveis para a empresa, como já falamos anteriormente. Porém, muita gente não sabe nem por onde começar a ter uma contabilidade bem feita. Veja algumas dicas.
Separe contas pessoais e empresariais:
Primeiramente é muito importante que você mantenha separadas as contas pessoais e as contas empresariais. Assim você não corre risco de usar os recursos da Pessoa Física na Pessoa Jurídica e Vice-versa.
Nesse contexto é fundamental definir remunerações e pró-labore para sócios e empresários que tenham devidas participações no lucro empresarial. Afinal, essa é a forma correta de retirar dinheiro da empresa para essas figuras de liderança.
Faça o registro imediato:
O registro de extratos e recebíveis deve ser feito imediatamente assim que essas contas são emitidas. O ideal é encaminhar rapidamente para a contabilidade para que o registro e os cálculos de tributos sejam feitos.
Deixar para fazer depois pode acumular tarefas e comprometer a sua organização. Por isso o mais adequado é que o controle contábil seja feito imediatamente.
Análises periódicas:
É importante que a contabilidade seja analisada com frequência, ao menos uma vez por mês. Assim fica mais fácil identificar qualquer problema ou falha de registro e corrigi-la rapidamente.
Registre corretamente a utilização de recursos
Ainda que você mantenha separadas as contas pessoais e empresariais, pode ser que em algum momento precise utilizar recursos empresariais. Nesse caso, é fundamental registrar isso e combinar com a contabilidade o desconto do seu pró-labore.
No entanto, essa retirada deve ser como um empréstimo. Portanto, só deve ocorrer em casos de extrema urgência, considerando, portanto, uma exceção, não uma regra.
Seja proativo:
Quem contrata um escritório de contabilidade para dar conta desses assuntos costuma esperar uma ação do contador para realizar registros e atualizações. Seja proativo e informe sobre dados financeiros importantes que precisam ser registrados.
Além disso, mantenha a papelada sempre muito bem organizada. Ademais, arquive corretamente todas as informações sobre sua empresa e repasse ao contador quando necessário.
A importância de um software de qualidade
Uma empresa de pequeno, médio ou grande porte precisa pensar em meios de automatizar processos. Ademais, cuide dos dados contábeis que precisam ser checados organizados com frequência.
Para isso você pode utilizar um software de gestão ERP – Enterprise Resource Planning. Esses softwares são completos e registram todas as movimentações relacionadas a empresa.
Além disso, esses programas permitem até mesmo que as informações sejam passadas automaticamente para o escritório de contabilidade. Isso facilita o processo de controle contábil.
Por que a contabilidade é tão importante?
Depois de tanto suor e dedicação para abrir o seu negócio, você com certeza não quer ver a empresa fechar as portas por falta de organização.
Um dado bastante triste do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) aponta que cerca de 60% das empresas abertas no Brasil fecham antes dos 5 anos de existência.
Um dos principais motivos, segundo a pesquisa que você pode acessar clicando aqui, é a má gestão financeira.
Isso prova o quanto gerir corretamente as finanças de sua empresa é algo não somente importante, mas essencial para a sobrevivência do negócio. Lembrando ainda que o Brasil possui um sistema tributário bastante complexo, ter isso sob controle é crucial.
Um departamento contábil bem elaborado, que conte com profissionais qualificados e atentos pode dar subsídios para que a empresa reduza gastos e consiga lucrar mais. Ao mesmo tempo, ele mantém um controle contábil correto evitando multas e problemas fiscais.
Vinicius Almeida
