Dentre os muitos desafios enfrentados por uma empresa, alinhar objetivos e traçar um plano de ação efetivo talvez sejam os mais complexos. É nesse contexto que a metodologia 5W2H surge como uma solução moderna, versátil e eficiente.
Não à toa ela se tornou uma das metodologias preferidas dos administradores. Afinal, se trata de uma metodologia ágil, cuja finalidade é propor ações mais eficazes para alcançar determinados objetivos. Parece confuso? Continue lendo para entender tudo sobre a 5W2H.
Conheça a metodologia 5W2H
Antes de conhecer efetivamente a metodologia 5W2H é importante que você entenda o conceito de metodologia ágeis. Elas surgiram no universo da tecnologia da informação para se referir a soluções de problemas que são muito comuns em diversas empresas. Alguns deles são:
- Etapas de produção muito longas;
- Falta de clareza e comunicação;
- Desalinhamento entre equipe e cliente etc.
A 5W2H é uma dessas metodologias ágeis que tem foco no resultado e propõe soluções que encaminhem a empresa diretamente para o seu objetivo. Portanto, ela se baseia em 7 perguntas, sendo 5 delas com “W” e 2 com “H” nas versões em inglês. As perguntas são:
- What (o que?): o que deve ser feito?
- Why (por quê?): por que precisa ser realizado?
- Who (quem?): quem deve fazer?
- Where (onde?): onde será implementado?
- When (quando?): quando deverá ser feito?
- How (como?): como será conduzido?
- How Much (quanto?): quanto custará esse projeto?
O que o conceito de 5W2H entende é que ao responder essas sete perguntas com clareza e objetividade fica muito mais fácil entender qual rota deve ser traçada para alcançar determinado objetivo.
Respostas curtas:
As respostas devem ser curtas e diretas. Afinal, muito importante para a 5W2H que a mensagem não tenha duplo sentido, que não seja subjetiva, mas sim clara e direta.
Principais vantagens em usar essa ferramenta
Existem muitas vantagens atreladas ao uso da 5W2H e das metodologias ágeis em geral. Portanto, ela pode ser usada em qualquer empresa. Ademais, seus benefícios incluem:
1. Facilidade de aplicação
Apesar do nome parece complexo, essa ferramenta é muito simples. Afinal, basta criar uma tabela com as perguntas e as devidas respostas de forma muito objetiva para conduzir a estratégia.
É importante, porém, que essa tabela permaneça acessível a qualquer hora em qualquer ligar. Portanto, a dica é que você armazene a sua tabela de 5W2H em um sistema em nuvem para tê-la ao alcance das mãos sempre.
2. Custo Baixo
Também é importante destacar que se trata de uma ferramenta muito barata. Ademais, os recursos necessários para implementar essa metodologia são aqueles que você já utiliza no dia a dia, como a tabela do Excel.
3. 5W2H melhora a gestão de projetos e tarefas
Gerenciar corretamente os projetos é fundamental para sua empresa. No entanto, muitas empresas pecam nesse sentido, seja por falta de habilidade, tempo, orçamento ou qualquer outra defasagem.
A estratégia 5W2H também serve a essa função. Afinal, com ela em ação fica muito mais fácil acompanhar cada etapa dos projetos, verificar se as tarefas estão sendo cumpridas e se a equipe está respeitando o cronograma pré-estabelecido.
4. Melhora a produtividade
Muitas vezes a produtividade de uma equipe é comprometida por gargalos quase imperceptíveis. Em suma, são aqueles pontos que congestionam a estratégia. Ademais, eles impedem que o projeto avance, porém, nem sempre são percebidos.
Essa metodologia estimula a produtividade e melhora o desempenho da equipe. Afinal, o controle se torna muito mais assíduo e qualquer dificuldade será rapidamente identificada e solucionada;
5. Cumprimento dos prazos
O cumprimento de prazos é outro assunto que deixa muito gestor de cabelo em pé. Entretanto, isso independentemente do tamanho da equipe ou mesmo da complexidade do projeto: atrasos sempre acontecem.
No entanto, com uma estratégia de 5W2H ativa você pode perceber o quanto esses atrasos estão se repetindo e até perceber o quanto eles prejudicam os resultados esperados. Em conclusão, é uma metodologia criada para impulsionar a sua empresa.
Exemplo de aplicação de 5W2H
Para ficar mais claro, porém, como a estratégia 5W2H funciona, criamos uma situação fictícia. Supondo que uma loja de roupas adotou essa estratégia com a finalidade de estabelecer um ponto de venda extra no Natal. A tabela seria:
- What (o que?): o que deve ser feito? Criação de um PDV para o Natal.
- Why (por quê?): por que precisa ser realizado? Para aumentar as vendas nesse período.
- Who (quem?): quem deve fazer? Marcela, gerente da unidade.
- Where (onde?): onde será implementado? Em local estratégico definido na planta da loja.
- When (quando?): quando deverá ser feito? De 01/12/2022 a 27/12/2022.
- How (como?): como será conduzido? Será criado e estabelecido um PDV para venda de itens temáticos de Natal.
- How Much (quanto?): quanto custará esse projeto? Custará R$ 3.500.
Viu só? É uma ferramenta muito simples e que funciona para qualquer negócio e qualquer ação. Logo, o importante é responder a cada pergunta de forma objetiva, sem titubear e sem pular nenhuma resposta.
Como fazer na prática 5W2H?
Se você ficou interessado e quer fazer a sua estratégia 5W2H veja o passo a passo simples para isso. O melhor de tudo é que você pode começar a estruturar agora mesmo. Enfim, se trata de uma metodologia bem simples.
- Monte uma planilha em uma ferramenta de sua preferência (Excel, Google Planilhas, Word etc.
- Faça 7 colunas;
- Escreva as perguntas em cada uma.
- Por fim, responda todas as perguntas de maneira objetiva.
Para que a sua estratégia funcione mesmo é fundamental que você reflita bastante sobre qual é o principal objetivo da ação. Porém, isso pode demandar uma análise geral da sua empresa, do mercado e tudo o que circula o seu negócio.
Outra dica é que você compartilhe a metodologia 5W2H com outros profissionais de sua equipe que tenham autonomia para mexer na planilha e que podem conduzir a estratégia. Descentralizar é importante para que a ação não estagne caso você tenha algum problema pessoal, por exemplo.
A estratégia 5W2H é mais simples do que você imagina. Ademais, ela serve tanto para assuntos profissionais quanto pessoais. Aproveite!
Amanda Almeida.
