Administrar uma empresa exige uma série de estratégias para tornar a rotina mais eficiente. E para ajudar nessa tarefa, existem ferramentas de gestão para os diferentes setores do seu negócio. Assim, elas promovem o crescimento empresarial, através do engajamento da equipe e do alinhamento de objetivos.
Além disso, algumas se destacam e podem participar do dia a dia de empresa de todos os portes e nichos de mercado. Então, se você tem interesse no assunto e quer saber mais continue com a leitura deste artigo.
E nos tópicos a seguir encontre dicas e informações a respeito das principais ferramentas de gestão para o seu negócio.
- Reuniões one-on-one como ferramentas de gestão
- KPI – Indicador-Chave de Performance da sua empresa
- Playbook de gestão para otimizar o trabalho das equipes
- OKR´s – Objetivos e resultados chave como ferramentas de gestão
Reuniões one-on-one como ferramentas de gestão
Entre as principais ferramentas de gestão para o seu negócio está a reunião one-on-one. Reunião de um para um é outra forma de chamá-la. E sua tradução pode ser ainda de cara a cara. Trata-se de uma reunião feita apenas com o gestor e o seu colaborador.
Esse momento serve para o gestor conversar com o membro da equipe a respeito da sua carreira e evolução dentro da empresa. Em outras palavras, serve como um momento particular de coaching. Já o funcionário pode falar a respeito de suas dúvidas e desafios.
Com isso, o gestor tem a oportunidade de ajudar no engajamento do colaborador. O objetivo é que ele se torne mais produtivo e focado. Mas como essa reunião deve ser periódica, a cada uma ou duas semanas, tem a função também de abordar temas pontuais.
Assim, gestor e colaborador podem discutir projetos e trocar feedbacks. É uma forma de promover uma maior aproximação do gestor com a sua equipe. Além disso, auxilia a engajá-la nas atividades da empresa.
Nas reuniões one-on-one, o funcionário deve ser estimulado a ser proativo. Assim como buscar soluções para possíveis problemas. Para ser eficiente, recomenda-se que elas não sejam muito longas, em torno de 30 minutos. E que o gestor sempre prepare a pauta do encontro com antecedência.
KPI – Indicador-Chave de Performance da sua empresa
A sigla KPI refere-se ao termo Key Performance Indicator. Ele pode ser traduzido como Indicador-Chave de Performance. É mais uma ferramenta de gestão para o seu negócio, em especial, quando se quer avaliar o desempenho empresarial.
Ao adotar os indicadores, é possível verificar se uma ou mais ações promovidas pelo seu negócio atingiram os objetivos traçados. Há diferentes indicadores para escolher e isso deve ser feito de acordo com o que se quer saber.
Além disso, os melhores são aqueles que podem ser mensurados. Assim como os que têm relevância e ajudem na tomada de decisões. Também devem estar disponíveis para serem medidos de modo periódico. Eles podem ser indicadores de produtividade, qualidade, capacidade, lucratividade ou estratégicos.
Alguns exemplos de KPIs são lucro líquido, margem de lucro líquida e bruta. Eles ajudam a verificar a lucratividade do seu negócio. O ROI – retorno do investimento e o ticket médio são outros indicadores que a sua empresa pode avaliar.
Índice de inadimplência, CAC, LTV, NPS, COHORT e CHURN são demais métricas que ajudam a avaliar o seu desempenho. Cada um pode mostrar a situação de negócios em diferentes setores.
Playbook de gestão para otimizar o trabalho das equipes
O playbook funciona como uma manual dos procedimentos dentro de uma empresa. Ou seja, tudo o que o colaborador que atua na equipe deve saber. Essa ferramenta de gestão para o seu negócio se assemelha a um fluxograma de processos. E também a um detalhamento de cada etapa.
Além disso, pode ser descrito como um documento que formaliza o passo a passo para uma rotina de sucesso. Desse modo, a equipe consegue consolidar processos de maneira mais eficiente. Por isso, deve ser elaborado por profissionais experientes no nicho de atuação da empresa.
Assim, mesmo em caso de dúvidas ou quando um dos colaboradores não estiver presente, os demais sabem o que precisa ser feito. Basta consultar o playbook, que deve ser escrito de forma objetiva e clara. É adequado ainda que possua uma linguagem coesa e didática.
No entanto, esse recurso não só padroniza os processos. Ele conta com outras vantagens, como alinhar a rotina da equipe e otimizar o tempo de resposta para o cliente. Isso reduz de modo significativo as taxas de insatisfação e aumenta a de fidelização dos clientes.
E mais, com o playbook, a sua empresa consegue diminuir os custos de operação. Afinal, cada passo do processo ganha em agilidade. Mais uma razão para fazer uso dessa ferramenta de gestão.
Outro benefício é a sua ampla utilização por empresas de diferentes portes e segmentos de mercado. Em especial, nos nichos em que os processos são mais complexas e quando há tarefas específicas para executar com cuidado.
OKR´s – Objetivos e resultados chave como ferramentas de gestão
Em inglês, a sigla OKR quer dizer Objective Key Results. O termo pode ser traduzido como objetivos e resultados chaves. Também está na lista das principais ferramentas de gestão para o seu negócio. Isso porque ajuda na definição de objetivos e resultados que se quer atingir.
Essa metodologia tem o poder de fazer com que gestores e equipes atuem de modo alinhado. Isto é, foquem os seus esforços na mesma direção, o que é essencial para chegar onde se quer. Consiste em um sistema simples, mas muito eficaz.
Para tanto, é preciso listar os objetivos e os resultados da empresa. O melhor é que isso seja feito de maneira conjunta, com todos os envolvidos no processo. Além disso, os objetos podem ser amplos, com fazer da empresa uma referência no mercado.
Ou mais específico, como aumentar em tantos por cento as vendas. Depois, é preciso definir para cada objetivo os resultados esperados. Por mais que pareça óbvio, essa ferramenta consegue deixar as informações bastante claras a todos que participam do processo.
Amanda Almeida
