Como já destacado em nosso blog, a nota fiscal é um documento importantíssimo para o registro de todos os processos comerciais, se configurando assim como um elemento fundamental para o bom andamento de qualquer negócio. Mas você sabia que o documento apresenta variantes? É isso mesmo, e uma delas é a nota fiscal de entrada, tema principal de nosso artigo de hoje.
Sendo assim, no decorrer do texto, iremos tratar sobre as principais características desse documento, relatando de que maneira ele pode ser emitido e qual é a importância em assegurar que o seu armazenamento seja realizado de maneira correta. Mas antes de tudo isso, para que você possa compreender o assunto, vamos iniciar destacando o que é a nota fiscal de entrada. Entenda!
O que é a nota fiscal de entrada?
Nota fiscal de entrada é o documento responsável por relatar toda e qualquer movimentação de mercadorias que ocorra no estoque da empresa. Em outras palavras, ela é a principal responsável por registrar, de maneira formal, a entrada de todos os produtos do estoque da empresa. Vale lembrar que essa fundamentação independe se o produto é referente a uma operação de compra, devolução, bonificação e até mesmo retorno.
Além disso, a mercadoria em questão pode ser tanto uma matéria prima utilizada na fabricação como artigos voltados para revenda e/ou outros serviços destinados à atividade comercial. Ou seja, basicamente tudo que foi adquirido pela empresa deve estar contido no documento. A grande justificativa para sua tamanha importância se dá pela facilidade na organização. A nota fiscal de entrada favorece um bom controle de estoque, além de contribuir para o planejamento tributário da empresa.
Mas quem pode emitir o documento?
O documento pode ser emitido tanto pelo vendedor como pelo comprador do produto. O importante é saber que a emissão se dá como obrigatória sempre que um produto é vendido ou ocorre a prestação de algum serviço. Isso porque tais processos garantem que a operação seja efetuada dentro dos conformes da lei, além de prevenir que a empresa sofra com multas e outros tipos de penalidades desnecessárias.
Ainda é necessário dizer que sua inexistência pode também prejudicar o consumidor. Isso porque, por se tratar de um documento, a nota fiscal de entrada proporciona uma série de direitos ao comprador. Entre os principais, podemos destacar:
- Garantia do produto;
- Comprovação de aquisição da mercadoria;
- Devolução ou troca da mercadoria.
Mas quando eu devo emitir a nota fiscal de entrada?
Caso fosse estabelecida uma regra, ela diria que a NF de entrada precisa ser emitida pelo fornecedor do produto ou serviço, obrigatoriamente, toda vez que houver uma venda. Desse modo ocorre o registro da saída da mercadoria do estoque, facilitando também a fiscalização de todo o processo, interna e externamente.
Entretanto, esse raciocínio não é exato uma vez que existem diversos tipos de notas fiscais, emitidas em situações e com finalidades específicas. Sendo assim, no caso da nota fiscal de entrada, além do caso citado acima, também é necessário emiti-la uma vez que:
- A mercadoria em questão seja proveniente de um processo de importação;
- Caso o produto seja oriundo de leilão ou adquirido via concorrência do governo;
- Quando o comprador se responsabiliza por retirar e transportar a mercadoria;
- Quando o vendedor do produto é pessoa física ou jurídica desobrigada de emitir NF-e.
Um fator nítido e que deve ser realçado é que todas as situações descritas acima são referentes a uma operação comercial. Contudo, pode ser que a NF de entrada seja necessária para situações onde não há venda do produto, se referindo apenas a circulação das mercadorias em questão. Exemplos desse cenário são:
- Quando o produto passa pelo processo de devolução;
- Quando há o retorno da industrialização efetuado por profissional autônomo ou avulso;
- Caso a mercadoria saia da empresa unicamente para ser exposta em feiras e afins, retornando logo após o término do evento.
O armazenamento da nota fiscal de entrada é fundamental para todo o processo
Agora está na hora de falar sobre o armazenamento da nota fiscal de entrada, que surge como uma parte importantíssima de todo o procedimento fiscal. É preciso entender que o armazenamento não é importante apenas para a NF de entrada como para todos os outros documentos fiscais existentes. Assim sendo, a legislação sugere que o contribuinte mantenha os documentos guardados por um prazo de até 5 anos. Com isso, caso seja necessária alguma comprovação fiscal, será possível analisá-los de forma organizada. Trata-se de uma ação bastante comum em casos de restituição tributária.
Além disso, caso você julgue a tarefa complicada, pode contar com tecnologias tributárias para facilitar o armazenamento. Elas automatizam e simplificam todo o procedimento. Ainda, se a preferência for por armazenar os documentos em um desktop convencional, o recomendado é deixá-los preferencialmente em nuvem, prevenindo-se contra a perda de arquivos importantes e invasão por hackers. Utilizando todas essas dicas você evita ser pego de surpresa pelo Fisco, protegendo o seu negócio e garantindo credibilidade.
Mas existem outros tipos de notas fiscais?
Como destacado no decorrer de todo o nosso artigo, existem sim diversos outros tipos de notas fiscais existentes. Aqui iremos destacar as mais relevantes, explicando sua utilização de maneira breve. Acompanhe:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): A NF-e se configura como parte importante do SPED, sendo utilizada para identificar operações comerciais englobando produtos físicos. A validade jurídica desse documento é conferida pela assinatura digital do remetente;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Este modelo é emitido unicamente por negócios que prestem serviços ligados diretamente ao recolhimento ISS. Além disso, por ser de competência municipal, as regras e exigências quanto ao formato deste documento podem variar bastante de cidade para cidade;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): Este tipo geralmente é utilizado no varejo. O seu grande diferencial é que ela pode possuir o DANFE impresso por uma impressora comum, dispensando o uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
Agora você já conhece mais sobre a nota fiscal de entrada e suas especificações. Com isso é possível gerir o seu negócio com mais confiança. Lembre-se também que é importante guardar muito bem esse e outros documentos fiscais, pois eles podem ser importantes no futuro.
