Existe uma série de questões burocráticas que podem influenciar diretamente no sucesso de um negócio. Entre elas, como uma das mais relevantes, podemos citar a gestão da folha pagamentos. Assim, compreender todo o processo e realizá-la de maneira eficiente se demonstra extremamente importante.
Esta não é uma tarefa fácil. Desse modo, geralmente a gestão exige do colaborador conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), leis trabalhistas e noções de matemática financeira. Fora isso, é evidente que é preciso muita dedicação e organização ao elaborar o documento, para garantir que não haja nenhum equívoco.
Mas não há motivos para desespero. Para garantir o sucesso de seu negócio, no decorrer deste artigo explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo a melhor maneira de efetuar a gestão da folha de pagamentos e quais são os seus principais benefícios. Acompanhe!
O que é a folha de pagamentos?
Antes de qualquer coisa é necessário compreender o que é a folha de pagamentos. Somente assim você pode mensurar o quão importante a gestão dela é para a sua empresa.
Basicamente, ela é o reflexo de todas as informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Em outras palavras, trata-se de uma lista da remuneração paga aos colaboradores de uma empresa.
Desse modo, especialistas da área afirmam que ela pode ter função operacional, contábil e fiscal. Ainda é interessante saber que ela é usada para expor o salário bruto e líquido, descrevendo tudo o que o trabalhador receberá e os descontos que serão realizados.
Note que a criação da folha de pagamento é própria de cada empresa. Logo, não há um modelo oficial. Desse modo, é possível que ela seja adaptada aos critérios que combinam melhor com a organização de cada negócio.
Uma observação importante, entretanto, é que algumas informações devem ser preservadas, tais como:
- o valor do salário bruto do funcionário;
- a frequência de trabalho (faltas, atrasos e afastamentos);
- os descontos de encargos sociais;
- a forma de pagamento;
- a data que o valor será repassado.
Qual é a importância da gestão da folha de pagamentos?
A gestão eficiente da folha de pagamentos possui ligação direta com a gestão financeira, fiscal e tributária. Dessa forma, sua elaboração exige extrema atenção.
Ainda, a falta de planejamento pode trazer sérios problemas, como a ausência de recursos para liquidar gastos previsíveis, além de incitar processos trabalhistas e, até mesmo, o pagamento de penalidades.
Sabendo a responsabilidade que o cálculo da folha de pagamento requer, muitas organizações optam por terceirizar o serviço e contam com o apoio de uma empresa de contabilidade para que todo o processo seja realizado com maior precisão, minimizando os possíveis erros.
Mas agora que tudo já foi explicado, está na hora de enumerar os principais benefícios de uma folha de pagamentos bem gerida. São eles:
- geração de relatórios de modo prático;
- previsibilidade financeira;
- obtenção do histórico de cada colaborador;
- processamento da folha de pagamento para corrigir erros;
- maior facilidade nas auditorias internas e externas;
- maior precisão nos dados;
- centralização de informações e dados;
- agilidade no processo;
- maior eficácia no controle financeiro.
Algumas dicas para garantir o sucesso
Agora iremos listar dicas bastante úteis para que a gestão da folha de pagamento seja extremamente eficaz, como por exemplo:
- Automatizar a gestão: desse modo é possível realizar a integração dos dados e o armazenamento das informações em um só local. Isso facilita bastante a busca e o acesso de todos os envolvidos;
- Padronizar uma conta bancária: esta é uma ação bastante interessante, uma vez que pode contribuir notavelmente na distinção dos tipos de gastos e no controle de fluxo de caixa. Além disso, a técnica é responsável por facilitar a comprovação de determinadas informações em caso de fiscalização;
- Utilize a tecnologia a seu favor: Utilizar um bom sistema de gestão para manter a organização do documento é fundamental para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas por exemplo. Desse modo, o auxílio das tecnologias pode ser muito útil para reduzir custos e otimizar o serviço. Uma boa dica é buscar softwares que efetuam cálculos financeiros automaticamente.
Além das orientações passadas anteriormente, também é vantajoso possuir um controle preciso das horas trabalhadas. Logo, você precisa analisar a folha de ponto de cada um dos funcionários.
Se houver alguma justificativa de faltas por meio de atestado médico, ela pode ser abonada. Caso contrário, deve ser descontado da remuneração final.
Aqui também é interessante contar com empresa terceirizada, caso necessário, para manter o sistema ainda mais organizado. Com isso você economiza tempo e aumenta a eficiência e sucesso da sua empresa.
